Dilepack

Compras / recibidos (facturas, retenciones y notas de crédito)

Audiencia: negocio

Objetivo

Registrar o importar comprobantes que recibís de terceros (proveedores o Dilepack), sin emitirlos vosotros al SRI desde esta pantalla.

Quién puede hacerlo

Personal con permiso de compras / documentos fiscales recibidos.

Antes de empezar

  • Negocio activo y perfil fiscal correcto (03): el RUC del comprador / sujeto en el XML debe coincidir con el RUC del emisor fiscal del negocio.
  • XML del proveedor (si importáis) o datos de la factura en papel/PDF (si registráis a mano).
  • Inventario (opcional): el plan del negocio debe incluir la prestación Control de inventario (p. ej. Esencial / Comercio / Escala). Sin esa prestación no aparecen los pasos ni la acción de stock.

Pasos — Listado

  1. Ve a Comprobantes → Recibidos (/fiscal-documents/received/facturas).
  2. Pestañas operativas: FACTURAS, RETENCIONES y NOTAS DE CRÉDITO.
  3. NOTAS DE DÉBITO, GUÍAS DE REMISIÓN y LIQUIDACIONES DE COMPRA muestran el mismo listado/filtros, pero crear e importar aún no están disponibles (aviso al pasar el mouse). El botón Registrar factura solo aparece en FACTURAS.
  4. El filtro de fechas abre en Este mes; si no ves un documento, ampliá el rango. Al salir de Recibidos el filtro vuelve a Este mes; las pestañas de Recibidos conservan el rango mientras seguís en esa lista.

Pasos — Registrar factura de compra

  1. Usa Registrar factura → /fiscal-documents/received/purchase-invoice/new.
  2. Completa proveedor, identificación, número, fechas, totales y plan de pago según el formulario.
  3. Si el plan incluye inventario, marcá Ingresar stock con esta compra, elegí establecimiento y vinculá al menos un producto del catálogo (podés crear producto desde la búsqueda). Si el establecimiento tiene más de una bodega activa, elegí también la Bodega donde entra la mercadería (por defecto, la bodega por defecto; ver 04 — Bodegas). Si el producto controla stock por opción (color, talla…), debajo de la línea aparece el selector de la opción: elegila (obligatorio) y la línea toma el código y el nombre de esa combinación. El stock entra en esa opción, no en el total del producto.
  4. Guarda. El documento queda en el listado (no se emite al SRI). El stock solo se mueve si marcaste el control de inventario (o, en planes sin esa prestación, si vinculaste productos y bodega como antes).

Pasos — Importar XML

  1. Desde Recibidos, Exportar / Importar:
    • Importar → Factura (codDoc 01)
    • Importar → Retención (codDoc 07)
    • Importar → Nota de crédito (codDoc 04), en la pestaña NOTAS DE CRÉDITO
  2. Subí el XML; revisá la vista previa (proveedor, plan de pago en facturas, etc.).
  3. Confirmá. El sistema valida que el RUC del comprador (o sujeto retenido) coincida con el del negocio. Si no coincide, el import se rechaza.
  4. Solo facturas y plan con inventario: el asistente pregunta si querés controlar inventario.
    • No → se importa sin stock ni bodega.
    • Sí → se importa la factura y se abre la pantalla completa Registrar inventario (/fiscal-documents/received/facturas/{id}/inventory) para vincular/crear productos.
  5. Abrí el detalle:
    • factura /fiscal-documents/received/facturas/{id}
    • retención /fiscal-documents/received/retenciones/{id}
    • nota de crédito /fiscal-documents/received/notas-credito/{id}

Pasos — Registrar inventario (facturas)

  1. En una factura ya importada/registrada (listado ⋯), Registrar inventario (solo si el plan incluye inventario) → /fiscal-documents/received/facturas/{id}/inventory.
  2. Elegí el establecimiento y, si tiene más de una bodega activa, la Bodega.
  3. Por cada línea, buscá un producto del catálogo o Crear producto desde la sugerencia. Podés vincular solo algunas líneas y dejar otras pendientes. Si el producto controla stock por opción, elegí también la opción (color, talla…) debajo del producto; sin ella aparece «Elegí la opción (color, talla…) de cada producto que controla stock por opción.». La descripción del proveedor no cambia.
  4. Registrar stock. Luego ves un resumen de líneas con stock (esta sesión) y líneas sin vincular.
  5. Volver a facturas recibidas.
  6. Si volvés a Registrar inventario más tarde: las líneas ya registradas aparecen solo en lectura (sin quitar); solo las pendientes se pueden vincular. El establecimiento y la bodega quedan fijados si ya hay stock.

Pasos — Datos ATS (planes Comercio y Escala)

Cada factura, nota de crédito o nota de débito recibida tiene una sección Datos ATS con la información que el Anexo Transaccional necesita (21 — Impuestos). Solo se muestra si el plan incluye ATS.

  1. Al registrar una factura (/fiscal-documents/received/purchase-invoice/new), completá Datos ATS al final del formulario:
    • Sustento tributario — solo aparecen los códigos que el SRI permite para el tipo de comprobante (Tabla 5).
    • Tipo de identificación del proveedor — dejalo en Automático para que se deduzca del RUC / cédula; elegí Pasaporte / identificación del exterior para proveedores extranjeros.
    • Parte relacionada, Residencia del pago (residente / no residente). Para no residentes: País de pago (código SRI de 3 dígitos), convenio de doble tributación y pago sujeto a retención.
    • Formas de pago (SRI) — obligatorias cuando el total supera USD 500 (USD 1 000 antes del 20/12/2023); el formulario lo avisa en rojo.
  2. En facturas importadas por XML, el tipo de identificación y las formas de pago se toman del XML automáticamente.
  3. En el detalle (/fiscal-documents/received/facturas/{id} o /notas-credito/{id}), la sección Datos ATS muestra los valores actuales:
    • Sugerido (badge ámbar) = el sistema completó el dato a partir de información existente (por ejemplo, el sustento de una retención que emitiste para esa factura). En el ATS genera una advertencia hasta que lo confirmes.
    • Revisá y pulsá Confirmar sugerencias (N) para aceptarlas tal cual, o cambiá el valor y pulsá Guardar datos ATS (lo que guardás queda confirmado).
  4. En notas de crédito o débito de proveedores, completá además Tipo, Número (001-001-000000001), Fecha y Autorización del comprobante modificado. Sin esos datos el ATS se bloquea (error).
  5. Desde la validación del ATS en Impuestos, el enlace Abrir y corregir abre este detalle con la sección Datos ATS a la vista (?focus=ats).

Quién puede editar: personal con permiso de edición de documentos fiscales (module.fiscal_documents.edit). Sin ese permiso los campos se ven en solo lectura. Los datos ATS se pueden editar también en comprobantes autorizados; no cambian el XML del proveedor.

Acciones habituales

  • Ver, Descargar XML, Borrar (si aplica).
  • Marcar como anulada cuando el comprobante quedó sin efecto.
  • Pagos → Registrar pagos: registra cobros al plan de pago del proveedor (cualquier factura de compra).
  • Pagos → Pagar: solo en facturas de suscripción Dilepack espejadas (abre el checkout de suscripción). No aparece en compras a otros proveedores.
  • Emitir retención (facturas tipo 01, no anuladas): abre Enviados → Nueva retención con ?receivedDocumentId={id} y prellena sujeto (proveedor) y un sustento vinculado. Completá pagos/líneas de retención y emití al SRI (10).
  • En el detalle de factura, la sección Retenciones lista las retenciones enviadas asociadas (cuando existan).

Resultado esperado

  • Solo entran comprobantes cuyo comprador/sujeto coincide con el RUC del negocio.
  • Las notas de crédito quedan registradas para corrección de IVA/AP (sin plan de pagos ni inventario).
  • El stock del catálogo refleja la compra en la bodega elegida cuando se aceptó inventario en la importación o el registro, o con Registrar inventario. En productos con stock por opción, entra en la opción elegida en cada línea.
  • Compras registradas antes de que existiera el selector de opción conservan su stock sin opción (total del producto). Para venderlo por color, pasalo con Ajuste manual (25).
  • Facturas de suscripción Dilepack pueden llegar por espejo cross-tenant si el RUC coincide (03, 08). El detalle copia el código del producto del emisor (codigoPrincipal, p. ej. P-COM-04); no enlaza un producto del catálogo del comprador ni mueve stock.
  • Desde una factura recibida podés iniciar una retención enviada con el sustento ya enlazado.

Si algo falla

  • XML rechazado por RUC → el comprobante no es para este negocio; revisá perfil fiscal / XML.
  • “Establishment not found” al importar no debería aparecer por actuar como otro negocio; si aún ocurre, reportalo.
  • No ves pasos ni acción de inventario → el plan no tiene Control de inventario; pedí mejora de plan o activá la prestación en el producto de plan (plataforma).
  • Controles deshabilitados en ND / guías / liquidaciones → ese tipo aún no se importa.
  • «Select an option for product …» o el selector de opción en rojo al guardar → la línea es de un producto con stock por opción; elegí la opción antes de guardar.
  • Emitir retención deshabilitado → es nota de crédito o el comprobante está anulado; usá una factura de compra vigente.
  • No ves Datos ATS → el plan no incluye ATS (Comercio / Escala).
  • «No se pudieron guardar los datos ATS» → revisá los formatos marcados en rojo (país de 3 dígitos, número 001-001-000000001, autorización solo dígitos) e intentá de nuevo.

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Última revisión: 2026-10-21

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