Importar y exportar datos (productos, contactos y otros)

Audiencia: negocio

Objetivo

Saber dónde importar o exportar datos en Dilepack, qué formatos aceptamos hoy, y cuándo pedir ayuda a soporte (migración desde Dátil u otro sistema).

Quién puede hacerlo

Personal con el permiso del módulo correspondiente (productos, contactos, compras/recibidos) en el negocio activo.

Mapa: qué hay en el panel hoy

No hay hoy import CSV de empleados, establecimientos, plan de cuentas u otros maestros fuera de productos y contactos.

Casos de migración

Si el archivo viene de otro proveedor y falla (columnas distintas, códigos vacíos, etc.): contactá a soporte Dilepack con el archivo (o cabeceras + 1–2 filas). Podemos adaptar el importador o darte una plantilla. El cliente no tiene que «arreglar» el archivo a ciegas.

Antes de empezar

• Negocio activo correcto.
• Productos: archivo Excel .xlsx (máx. 10 MB y 5.000 productos) o CSV (coma o punto y coma, preferí UTF-8). Los .xls antiguos no se aceptan: guardalos como .xlsx.
• Contactos: archivo CSV.
• Productos + inventario: establecimiento con nombre corto (MATRIZ, Local 1, etc.).
• Productos para la tienda en línea: revisá antes Sitio web → Envío. Si cobrás por peso, cada producto publicado necesita Peso (kg); si cobrás por clase de empaque, necesita Clase de empaque (con el nombre exacto configurado en Envío).

Pasos — Contactos (importar)

1. Directorio (/contacts) → Importar.
2. Subí el CSV exportado o la plantilla del modal (plantilla_contactos.csv; copia en docs/samples/import/).
3. Opcional: Actualizar contactos existentes (mismo tipo + número de identificación).
4. Revisá creados / actualizados / omitidos y errores por fila.

Pasos — Contactos (exportar)

1. En Directorio, usá Exportar → CSV o Excel.
2. La exportación respeta la pestaña activa (Clientes, Proveedores, etc.) y el texto de búsqueda del listado, aunque la tabla muestre 20 contactos por página.

El listado en Directorio también carga 20 contactos por página; las flechas al pie cambian de página sin descargar todo el directorio de una vez.

Pasos — Productos (importar)

1. Catálogo (/products) → Importar desde archivo.
2. Descargá la plantilla desde el enlace del modal (plantilla_productos.xlsx). La plantilla se arma con los datos de tu negocio: las listas de Categorías y Clase de empaque ya traen las que tenés creadas. Tiene tres hojas:
   • Productos: una fila por producto (las filas 2 y 3 son ejemplos; borralas o reemplazalas).
   • Instrucciones: qué va en cada columna.
   • Listas (oculta): valores de las listas desplegables.
3. Completá la hoja Productos (ver Columnas de la plantilla) y guardá como .xlsx.
4. En el modal, elegí el archivo y la sucursal por nombre corto (no el nombre comercial).
5. Opciones:
   • Los precios del archivo incluyen IVA: solo si el precio ya trae IVA. En Dátil, Precio unitario suele ser neto → casilla desmarcada. Si la fila trae la columna Precio incluye impuestos (Sí/No), esa fila usa su propio valor.
   • Actualizar por SKU / código.
   • Importar inventario a la bodega de esa sucursal.
6. Pulsá Revisar archivo. Dilepack revisa el archivo sin guardar nada y muestra:
   • filas en el archivo, productos nuevos y a actualizar;
   • cuántos se publicarán en la web y cuántos se importan sin publicar (faltan datos);
   • filas que no se importarán (p. ej. sin Código principal o sin Nombre);
   • observaciones por fila: falta foto / precio / peso / clase de empaque, GTIN inválido, clase de empaque que no existe en Envíos (se ignora), categoría nueva (se creará).
7. Si algo no está bien, corregí el Excel y volvé a elegir el archivo (la revisión se repite). Si está bien, pulsá Importar N productos.
8. El servidor procesa el archivo en segundo plano: dejá el modal abierto hasta ver el resumen (creados, actualizados, publicados en la web e importados sin publicar). Si hay fotos, la descarga de imágenes puede seguir unos segundos más. Solo puede haber una importación activa por negocio a la vez; si intentás otra mientras corre, verás un aviso para esperar.

Columnas de la plantilla Excel

Regla de publicación (solo si está completo)

Una fila con Publicar en web = Sí se publica en la tienda solo si el producto tiene:

• foto (URL en la fila o una foto que ya tenía el producto);
• precio mayor a 0;
• peso o clase de empaque, según cómo cobrás los envíos en Sitio web → Envío.

Si falta algo, el producto se importa igual pero queda sin publicar, con el aviso «Se importa pero NO se publica: falta foto, peso…». Completá el dato (en el Excel y reimportando, o editando el producto) y publicalo.

Dilepack recuerda que esa fila pedía publicarse: si lo único que faltaba era la foto y después la subís con Subir fotos, el producto se publica solo. Si mientras tanto lo publicás u ocultás a mano (editando el producto o con el botón de visibilidad web), se respeta tu decisión y la subida de fotos ya no lo publica.

Fotos con enlace (columna Imagen URL)

• Poné en Imagen (URL) un enlace público y directo a la foto (https://…/foto.jpg). Dilepack la descarga y la guarda en su almacenamiento después de importar.
• Si la celda trae varios enlaces, se usa solo el primero (por ahora no se arma galería).
• Los enlaces de Google Drive, Dropbox o páginas web (no la imagen en sí) todavía no funcionan.
• Una ruta de tu PC (C:\Fotos\sku.jpg) no sirve en esta columna: usá Subir fotos.
• Si la foto no se puede descargar tras varios intentos y el producto no tenía otra foto, el producto se despublica automáticamente para no mostrarse sin imagen. Revisá «Imágenes fallidas» en el resumen. Si después subís la foto con Subir fotos, se vuelve a publicar.

Pasos — Productos (exportar y volver a importar)

1. Catálogo (/products). Si querés exportar también las existencias, elegí la sucursal en el filtro del listado. Podés filtrar por búsqueda o categoría: se exporta solo lo filtrado (hasta 5.000 productos).
2. Exportar → Exportar a Excel. Se descarga catalogo-productos-AAAA-MM-DD.xlsx con las mismas columnas, listas desplegables e instrucciones que la plantilla de importación, una fila por producto. Exportar a CSV descarga catalogo-productos-AAAA-MM-DD.csv con las mismas columnas y valores, sin listas ni instrucciones (útil para otro sistema).
3. Editá en Excel lo que necesites (precios, SEO, marca, peso, «Publicar en web»…) sin cambiar los títulos de las columnas.
4. Importar desde archivo → elegí el archivo → dejá marcado Actualizar por SKU / código → Revisar archivo → Importar. Para actualizar existencias, elegí la misma sucursal y marcá Importar inventario.

Cómo viene el archivo:

• Precios sin IVA: cada fila trae «Precio incluye impuestos = No». Si cambiás un precio, escribilo sin IVA o cambiá esa celda a «Sí». Un producto en oferta trae el precio normal en Precio unitario y el de oferta en Precio rebajado.
• Existencias es la cantidad de la bodega predeterminada de la sucursal elegida, no la suma de todas las bodegas. Las otras bodegas no se exportan y no cambian al reimportar. La celda va vacía si no elegiste sucursal, si la sucursal no es de este negocio, o en productos con colores o tallas (su stock va por variante). Vacía = el importador no toca el stock.
• Imagen (URL): el enlace de la foto actual; al reimportar no se vuelve a descargar.
• Alerta de stock bajo sale con el valor actual de cada producto; cámbiala en el Excel si quieres ajustarla en bloque.
• Pedidos pendientes (vender sin stock) no va en el archivo y se conserva al reimportar.
• CSV o Excel: los dos se reimportan igual. Para editar a mano, preferí el Excel: si abrís el CSV en Excel, los códigos con ceros a la izquierda (por ejemplo 0042) pueden perder los ceros y, al reimportar, se crearían productos nuevos.
• Los CSV de la versión anterior (columnas id, name, code, stock…) eran solo un listado: no los reimportes, porque bajarían los precios (vienen sin IVA) y pisarían las existencias con la suma de todas las bodegas.

Pasos — Productos (subir fotos desde el PC)

Para fotos que tenés en una carpeta del computador, sin enlaces.

1. Nombrá cada foto con el Código principal del producto (mayúsculas o minúsculas da igual):
   • SKU-001.jpg → foto principal;
   • SKU-001-2.jpg y SKU-001-3.jpg → fotos adicionales (máximo 2 adicionales por producto). La -3 solo se guarda si el producto ya tiene la -2 o si la subís junto con ella; Dilepack las ordena solo.
2. Abrí Subir fotos de una de dos formas:
   • Catálogo → Productos (/products) → botón Subir fotos;
   • al terminar una importación, en el mismo modal: Subir fotos desde mi PC.
3. Pulsá Elegir fotos (varias a la vez) u O elegir una carpeta completa. Formatos: JPG, PNG o WebP, hasta 20 MB por foto.
4. Dilepack revisa los nombres sin subir nada y muestra cuántas fotos están listas y para cuántos productos, más la lista de Fotos que no se subirán con el motivo (código que no existe, número de foto distinto de -2 o -3, foto repetida, formato no admitido, más de 20 MB).
5. Pulsá Subir N fotos y dejá el modal abierto hasta ver el resumen: Fotos guardadas, Productos publicados en la web y Fotos con error.

Resultado:

• Una foto nueva reemplaza la anterior del mismo lugar (principal, -2 o -3). Una adicional que no existía se agrega a la galería.
• Los productos importados con Publicar en web = Sí que solo esperaban la foto se publican automáticamente (si siguen teniendo precio y peso o clase de empaque).
• Los productos que ya estaban sin publicar por decisión tuya siguen sin publicar: cambian solo la foto.

Quién puede: personal con permiso de edición de productos. El botón aparece desactivado sin ese permiso.

El listado en Catálogo → Productos carga 20 ítems por página; usá las flechas al pie y la búsqueda para encontrar SKUs sin esperar a que carguen todos los productos del negocio.

Pasos — Recibidos (XML)

Seguí 09 — Recibidos / importar XML. Es otro tipo de importación (comprobantes del SRI), no el catálogo CSV.

Pasos — Facturas (exportar listado)

1. Enviados → Facturas (/fiscal-documents/sent/facturas).
2. Ajustá filtros (fechas, establecimiento, punto, estado, cobros, búsqueda).
3. Exportar y elegí Excel, CSV (resumen o con detalle), PDF (ZIP de RIDE) o XML (autorización u online). El archivo se descarga en el PC; no llega por correo.
4. Detalle de formatos y errores: 07 — Emitir factura.

Pasos — Otros enviados (retenciones, NC, ND, guías, liquidaciones)

1. Abrí la pestaña del comprobante en Enviados.
2. Ajustá fechas / establecimiento / punto / estado / búsqueda.
3. Exportar: Excel, CSV, PDF (ZIP de RIDE), XML o XML (online). No hay “con detalle”.
4. El CSV/Excel de retenciones trae una fila por línea de retención (como Dátil). Guías, NC, ND y liquidaciones van una fila por documento.

Resultado esperado

• Contactos en el directorio; productos con el código real del origen.
• Productos con Publicar en web = Sí y datos completos visibles en la tienda; los incompletos importados pero sin publicar, con el motivo en el resumen.
• Fotos subidas desde el PC asignadas por código; los productos que solo esperaban la foto, publicados.
• Stock solo si pediste importar inventario y el ítem es inventariable.
• XML de compra registrados según el flujo de recibidos.

Si algo falla

• Missing required column… → cabeceras no reconocidas o separador: reexportá CSV, usá la plantilla Excel o pedí soporte con el archivo.
• Upload a .xlsx or .csv file → el archivo es .xls u otro formato: guardalo como .xlsx.
• The Excel file is larger than 10 MB / more than 5000 products → dividí el archivo en partes.
• Productos sin código en origen → se omiten (en Dátil: Código principal).
• «Se importa pero NO se publica: falta …» → completá foto, precio, peso o clase de empaque y publicá el producto.
• «Clase de empaque no existe en Envíos» → el nombre no coincide con una clase activa; elegila de la lista desplegable o creala en Sitio web → Envío.
• Duplicados tras reimportar → actualizá existentes o borrá la carga incorrecta antes.
• «Hay una importación en curso o el servidor está ocupado…» → esperá a que termine la importación activa e intentá de nuevo.
• Subir fotos → «No hay ningún producto con ese código»: el nombre del archivo no coincide con un Código principal; renombrá la foto (sin espacios extra).
• Subir fotos → «Falló la subida» o «La foto no llegó al servidor»: revisá la conexión y volvé a elegir solo esas fotos. Si pasa con todas, avisá a soporte.
• Subir fotos → «Imagen dañada o no válida»: abrí la foto en el PC, guardala de nuevo como JPG y reintentá.
• Subir fotos → «Falta la foto anterior (suba primero la -2)»: subiste la -3 de un producto que todavía no tiene la -2 (o la -2 falló en la misma subida). Subí las dos juntas o primero la -2.
• Otro software → soporte Dilepack + muestra del CSV.

Relacionados

• Checklist de onboarding
• Establecimientos (nombre corto)
• Recibidos / XML
• Emitir factura
• Catálogo e inventario

Última revisión: 2026-11-03