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Notas de pedido (crear, cobros, convertir a factura)

Audiencia: negocio

Objetivo

Gestionar notas de pedido (documento comercial interno). No sustituyen la factura electrónica; sirven para pedido, cobro y preparación, y para convertir a borrador(es) de factura.

Quién puede hacerlo

Personal con permiso de notas de pedido / ventas.

Antes de empezar

  • Cliente y productos; stock si aplica.
  • Cupo de comprobantes si vas a convertir a factura (08).
  • Opcional: partir de una cotización (15) con ?fromQuote=.

Rutas

AcciónRuta
Listado/sales-orders (Comercial → Notas de Pedido)
Nueva/sales-orders/new
Editar/sales-orders/{id}/edit
Ver/sales-orders/{id}
Imprimir ticket 80mm/sales-orders/{id}/ticket (también /print redirige)
POS mostrador/pos (22)
Anular/sales-orders/{id}/cancel

Pasos — Crear / editar

  1. Nuevo o abrí una nota Abierta.
  2. Completa cliente, vendedor, líneas, pagos (si aplica), establecimiento / punto.
    • El vendedor (por defecto vos) se copia a la factura al Convertir; no va al RIDE/XML.
    • Bodega (solo si el establecimiento tiene más de una bodega activa): de dónde se reserva y descuenta el stock. Por defecto, la bodega por defecto del establecimiento. Al Convertir, la factura usa la misma bodega. El detalle de la nota muestra Bodega cuando elegiste una. Ver 04 — Bodegas. Con bodega asignada a tu usuario (06) una nota nueva abre con esa bodega, bloqueada si no puedes cambiar de establecimiento. Al editar se conserva la bodega ya guardada (incluida la bodega por defecto). Las notas cobradas desde Mostrador (restaurante) siempre usan la bodega por defecto, también después de editarlas.
    • Productos con opciones (p. ej. Talla, Color): un desplegable por opción en la línea. Las opciones que controlan stock son obligatorias y el inventario se descuenta de esa combinación en la bodega de la nota; las demás son opcionales y solo se anotan en la descripción (Nombre — S — Rosa). Si el mensaje dice que hay stock en otra bodega, elegí esa bodega o transferí el saldo. Los pedidos de la tienda llegan con las opciones ya elegidas.
    • Listas de precios: al enfocar Precio unitario (con IVA) aparece el mismo menú que en factura. El POS no muestra ese menú (usa el PVP de catálogo). Las reglas de precio sí se aplican; su cantidad mínima se cuenta por producto (suma todas las líneas del mismo producto) y, al salir del campo cantidad o quitar una línea, las otras líneas de ese producto se recalculan.
    • En teléfono o tablet las líneas se apilan como tarjetas; Guardar y Convertir a borrador siguen en la cabecera fija.
    • Pago 01 Efectivo: se atribuye al arqueo abierto del mismo establecimiento (como en POS).
  3. Guarda. Aparece un diálogo con el número de la nota, el cliente y el total. Orígenes posibles: mostrador (POS, source_channel=staff_pos), tienda web (storefront_web; en restaurante el checkout es por WhatsApp, sin cobro en línea), ticket de mesa (dining, panel Restaurante → Mesas /mesas), o reserva web de hotel (booking_web, creada al reservar en /reservar; ver 02 — Turismo). Pedir cuenta cierra el ticket y deja la NP abierta para cobro o factura.
    • Ver nota de pedido: abre la ficha (cobrar, imprimir, convertir).
    • Nueva nota: deja otra en blanco en el mismo establecimiento / punto.
    • Ir al listado de notas: vuelve a Comercial → Notas de Pedido.
    • Convertir a borrador: el diálogo pasa a Abrir factura (el borrador) y Ver nota de pedido.
    • Reserva web: una línea de hospedaje (noches × tarifa neta + IVA 15 %) y la referencia Reserva {código}. No se puede editar (igual que tienda web); para cambiar fechas o tarifa, anulá y creá una nueva reserva.
    • Tienda web: al confirmar el checkout se reserva el stock de productos que controlan existencias. Al pasar fulfillment a en proceso se consume la reserva; anular un pedido abierto la libera.
  4. Estados de pedido: Abierta / Facturada / Anulada. Además puede haber estado de pago web y de preparación (por procesar → entregado).
    • El número junto a Notas de pedido en el menú cuenta los pedidos de tienda web Abiertos que aún no se han entregado. Al marcar la preparación como Completado (entregado), el pedido deja de contar aunque todavía no se haya facturado.

Listado y filtros

  • El número NP-001-… usa el código del establecimiento, no el del punto de emisión. Dos puntos (p. ej. 001 y 002) en el mismo establecimiento comparten el prefijo NP-001.
  • En el listado, bajo el número se muestra el punto de emisión de esa nota.
  • El filtro de fechas abre en Este mes. Si no ves una nota reciente, ampliá el rango. Al salir del listado el filtro vuelve a Este mes.
  • El filtro Pto. emisión limita la lista a ese punto. Si no ves una nota reciente, elegí Todos los puntos. Quienes solo tienen un punto asignado (cajeros) siguen viendo solo su punto por defecto; administradores abren en Todos los puntos.

Pasos — Desde cotización

  1. En la cotización: Generar → Generar nota de pedido.
  2. Se abre /sales-orders/new?fromQuote={id} precargado; completá pagos si hace falta y Guardá.

Pasos — Convertir a borrador de factura

  1. Si el total es mayor a $50 y el cliente no es Consumidor Final con identificación válida, abrí la ficha y usá Datos de factura (también en Acciones del listado). Podés hacerlo aunque la nota ya tenga cobros (Pagado); no hace falta revertir cobros ni editar líneas. En la sección Cliente aparece el buscador de Contactos; si no existe, elegí Crear «…» (ventana para crear el cliente). Al elegir un contacto (o CONSUMIDOR FINAL) se guarda de inmediato en la nota.
  2. En listado o ficha: Convertir a borrador(es) / Convertir a borrador (tras guardar, según UI).
  3. Se crea el borrador en Comprobantes → Enviados → Facturas. Completá y emití según 07.
    • El borrador incluye en Información adicional la fila Pedido con el número NP-… (para trazabilidad en impresión; el enlace digital sigue en la ficha de la factura).
    • Si la nota convertida no es de hoy (calendario Ecuador), el aviso dice que el borrador conserva esa fecha; usá Actualizar fecha en Facturas antes de emitir al SRI. Otras notas antiguas que siguen en el listado no entran en ese aviso.
  4. Pedidos de tienda web y reservas web: el pago debe estar confirmado antes de convertir (en reservas, también las de Pagar en el hotel). Si el checkout aplicó una regla de precio “mostrar como descuento de línea”, la NP guarda ese descuento (neto) y el borrador de factura debe coincidir con el total cobrado en la tienda.
  5. Nota Facturada: solo lectura aquí; editá el borrador/factura en Comprobantes.
    • Ticket de mesa (source_channel=dining): no podés convertir mientras haya platos pendientes (held) sin enviar a cocina (misma regla que Pedir cuenta). Al convertir, la NP queda facturada. Ya no se pueden agregar ítems ni anular el ticket (cocina sí puede marcar served y se puede cerrar la mesa). Si hace falta agregar un plato, borrá el borrador para reabrir la NP y después convertí de nuevo.
    • Servicio (propina) de mesa: si el restaurante tiene activo el cargo por servicio (03 — Restaurante), al Pedir cuenta la NP llega con la propina marcada (porcentaje del subtotal sin IVA). En la edición de la NP (/sales-orders/{id}/edit) caja puede cambiar el monto o desmarcar la propina antes de cobrar o convertir; el borrador de factura la toma de la NP. La edición de NP también permite descuento por línea.
    • Cuenta dividida: si la mesa dividió la cuenta, cada parte es una NP propia (la original es la Parte 1). Cobrá y convertí cada una por separado; el historial de la NP original registra la división.
    • Cobro desde Mesas: el mesero o caja puede cobrar la cuenta (o cada parte) sin abrir la NP, con Cobrar en el pedido de mesa: pagos mixtos, vuelto y, al saldar, Facturar ahora (convierte y envía al SRI). Los cobros quedan registrados en esta NP igual que Registrar cobro (el efectivo va al arqueo abierto) y el historial muestra «Cobro registrado desde Mesas». Ver 03 — Restaurante → Cobrar en Mesas.
  6. Si borrás el borrador vinculado, la nota puede volver a Abierta (mensaje de la UI) y podrás convertir de nuevo (nuevo número de comprobante).

Otras acciones

  • Datos de factura: en la ficha (toolbar o sección Cliente) o Acciones del listado. Abre el buscador inline en Cliente (sin modal de datos). Busca/crea el comprador en Contactos (NewContactModal solo si es nuevo) y al elegirlo actualiza nombre, ID, correo y dirección en notas Abiertas, incluso con cobros. Obligatorio para convertir sobre $50 sin Consumidor Final válido.
  • Ticket 80 mm (/sales-orders/{id}/ticket): imprime las filas de Información adicional de la nota (p. ej. notas del pedido), debajo de pagos. El pie muestra Descuento adicional (si hay) e IVA por tarifa de producto; los descuentos de línea quedan en las filas.
  • Guía de remisión: …/guias-remision/new?salesOrderId={id} (13).
  • Confirmar pago / reenviar correo de confirmación / pasos de preparación y envío (según origen web).
  • Reserva web (filtro de origen Reserva web): con Transferencia o Pagar en el hotel, cuando recibas el dinero usá Confirmar pago recibido; la reserva queda Confirmada en Habitaciones → Agenda. Las reservas con pago pendiente (tarjeta 30 min, transferencia 48 h por defecto) que vencen se anulan solas junto con su NP y liberan las fechas. Anular la NP sin pago cancela también la reserva; si ya está pagada, usá anular con reembolso.
  • Pedido web con PayPhone: si PayPhone activó la Notificación Externa para la tienda (URL https://<dominio-del-API>/api/webhooks/payphone/NotificacionPago), la nota queda Pagada sola. Si no, el cobro se confirma manualmente: cuando llegue el correo/aviso de pago aprobado de PayPhone, verifique monto y referencia SF… y use Confirmar pago recibido en la nota. Alternativa para ops: re-sincronizar con POST /api/sales-orders/{id}/resync-payphone + transaction_id de PayPhone e Idempotency-Key (ver 01 — Comercio).
  • Anular (y reembolso si aplica en el flujo). En pedidos de tienda web, al anular se envía al cliente el correo «Pedido cancelado» (al correo del checkout). Si se anuló con reembolso, el correo indica que el reembolso fue registrado. El negocio puede desactivar este aviso en Organización → Correo → Notificaciones → Pedido cancelado. Pedidos de mostrador (POS) no envían este correo.

Resultado esperado

  • Nota abierta con totales y cobros coherentes; o facturada con borrador/factura vinculada.

Si algo falla

  • No edita → Facturada, anulada, bloqueada por cobros/tienda/reserva web, o sin permiso.
  • Convertir bloqueado en pedido web o reserva web → confirmá el pago primero.
  • Reserva web Anulada sin que nadie la anulara → venció el plazo de pago (evento Reserva vencida (sin pago) en la actividad).
  • Checkout web rechazado por stock → hay otra NP abierta con esas unidades reservadas, o no hay disponible.
  • Cupo agotado → 08.

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Última revisión: 2026-10-31

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