Sitio público y Agenda — Salud (consultorio, odontología/terapia, veterinaria)

Audiencia: negocio Vertical: medical

Objetivo

Publicar la clínica en la web (servicios, horario, profesionales), recibir solicitudes de cita en línea y gestionar las citas en la Agenda del panel. Al atender, cobrar con una nota de pedido o un borrador de factura. No es un portal de pacientes ni una tienda. La historia clínica es un módulo aparte que se activa tras la revisión legal (Historia clínica — Pacientes).

Quién puede hacerlo

Permisos: module.appointments.view (ver agenda y solicitudes) y module.appointments.edit (crear, confirmar, rechazar, cambiar estado y configurar). El rol se elige en Tu negocio → Empleados (/organization/employees) al invitar al empleado (06 — Invitar empleados).

Antes de empezar

• Vertical = medical (en el registro público aparece como Salud (consultorio, odontología, veterinaria) si el plan incluye Capacidades por vertical).
• Plan con vertical_surface para la Agenda del panel y storefront para la web pública.
• Servicios cargados como productos tipo Servicio con web pública activa. En la ficha del producto, el aviso “Confirme la tarifa con su contador” recuerda revisar la tarifa de IVA de servicios de salud (el kit de muestra propone una tarifa sugerida según el tipo de práctica).
• No cargues datos clínicos (diagnósticos, tratamientos) en notas de cita, contactos ni productos. Las notas de la cita son solo administrativas.

Rutas

Panel (personal)

Web pública

Todas las páginas comparten el encabezado (logo, Inicio, Servicios, las páginas marcadas «mostrar en encabezado» y el botón Agendar cita, o Solicitar cita por WhatsApp si la reserva web está apagada) y el pie de página (contacto, horario, enlaces y redes sociales). En celular el menú se abre con el botón Menú.

Pasos

1. Configurar la Agenda (una vez)

1. Ve a Agenda → Configuración (/agenda/configuracion).
2. Tipo de práctica: Consultorio / clínica, Odontología / terapia o Veterinaria. Cambia los textos del sitio (en veterinaria: Tutor y Mascota) y el kit de servicios de muestra.
3. Horario de atención (hora de Ecuador): hasta dos franjas por día (p. ej. 08:00–12:00 y 14:00–18:00). Deja el día vacío si no atiendes. Si una franja cierra antes de abrir o se superpone, el sistema marca el día en rojo y no guarda.
4. Reserva web: activa Permitir que los pacientes soliciten cita desde el sitio web, y define duración del cupo (minutos), anticipación mínima (horas) y hasta cuántos días adelante se puede reservar. Opcional: marca Confirmar automáticamente las reservas web para que la cita quede Agendada al instante (no pasa por Solicitudes) y el paciente reciba «Cita confirmada».
5. Recordatorios por correo: activa Recordatorio 1 y/o Recordatorio 2 e indica cuántas horas antes de la cita se envían (1 a 168; por defecto Recordatorio 1 = 24 h activo, Recordatorio 2 = 2 h apagado). Solo se envían para citas Agendadas y al correo del contacto de la cita.
6. Pulsa Guardar configuración. El horario se muestra en la web pública al instante.
7. Profesionales: agrega cada profesional con su nombre visible. Si atiende con su propia cuenta, vincula su usuario. Desactiva a quien ya no atiende (deja de aparecer en la web y en la reserva).
8. Generar cupos: marca los profesionales, elige el rango de fechas (máximo 62 días) y pulsa Generar cupos. Se crean cupos libres según el horario guardado; los cupos ya existentes no se duplican. Repite cada mes (o con el rango que prefieras).

2. Publicar servicios

1. En Productos, crea o revisa servicios tipo Servicio con web pública activa (el checklist de onboarding lo marca como hecho cuando existe al menos uno).
2. Sube una foto a cada servicio (formato horizontal 4:3; p. ej. 1200×900). La foto es lo que más vende: muestra tu consultorio, tu equipo o el tratamiento.
3. Aparecen en la home, el listado y como opción en el paso Servicio de la reserva.

2b. Personalizar el sitio web

En Organización → Sitio web (/organization/website) los consultorios ven solo las secciones que aplican a una clínica: General, Portada, Contacto, Nosotros, Privacidad y Analítica. No aparecen Envío, Términos, Devoluciones, Listo para Google, estilo de encabezado, franjas promocionales ni operación de entregas (son de tiendas).

1. General (?section=general): nombre, logo, favicon, título SEO y meta descripción, fuente y Colores de marca.
   • Los consultorios ven solo los 12 colores que usa el sitio de la clínica (no los 24 de una tienda): Color de marca y su texto, Acento y su texto, Fondo, Tarjetas, Texto principal, Texto atenuado, Bordes, Pie de página, Texto del pie y Botón principal (cursor encima). Cada color indica dónde aparece y la vista previa muestra el sitio de la clínica.
   • Color de marca: nombre en el menú, botones de cita, pasos del formulario /agendar-cita e inicio del degradado del banner. Acento: final del degradado, enlaces, viñetas, precios y círculos de íconos (se tiñen solos).
   • Guardar colores aplica en inicio, servicios, ficha del servicio, agendar cita, contacto, nosotros y privacidad; los visitantes lo ven al recargar. Restablecer predeterminados vuelve a la paleta azul de clínica.
   • Los colores se guardan por negocio: cambiar los de tu clínica no afecta a otros negocios.
2. Portada (?section=home): el primer Carrusel se muestra como portada a pantalla ancha con tu nombre y los botones de cita encima (las imágenes no llevan enlace). Debajo se muestran, en el orden que elijas, la Sección de tarjetas (especialidades o servicios destacados), el Banner (promoción con botón; usa /agendar-cita como enlace) y el Bloque personalizado (p. ej. «¿Por qué elegirnos?»). Usa fotos horizontales 16:9 (p. ej. 1600×900) para carrusel y banner.
3. Contacto (?section=contact): teléfono, correo, dirección, imagen de cabecera opcional y redes sociales. El número de WhatsApp de redes sociales alimenta todos los botones de WhatsApp del sitio.
4. Nosotros (?section=about): historia, misión y equipo. Reemplaza el texto que dice «Texto de muestra».
5. Marca en cada página si se muestra en el encabezado y/o en el pie de página.

3. Recibir y confirmar solicitudes web

1. El paciente entra a /agendar-cita, elige servicio (o Consulta general), profesional (o Cualquier profesional disponible), día y hora, y completa nombre, teléfono, correo, cédula (opcional), paciente o mascota (opcional) y motivo breve (opcional). Debe aceptar la política de privacidad.
2. Al enviar, la cita queda en estado Solicitada y el cupo queda apartado. El paciente recibe un correo de “solicitud recibida” y el negocio un aviso interno. Si activaste Confirmar automáticamente las reservas web, la cita queda directamente Agendada, el paciente ve «Cita confirmada» en pantalla y recibe el correo de confirmación (los pasos 3 a 6 no aplican).
3. En el panel verás el aviso N solicitud(es) web por confirmar en /agenda. Abre Agenda → Solicitudes (/agenda/solicitudes).
4. Reconfirmar: en la columna Contacto, el recuadro Reconfirmar con muestra el teléfono y el correo que escribió el paciente en la solicitud (toca el teléfono para llamar desde el celular). Llama o escribe a ese contacto antes de confirmar. Si el contacto del directorio es distinto, aparece debajo como En el directorio. El aviso interno por correo también trae el contacto de la solicitud.
5. Confirmar: el sistema pregunta ¿Ya reconfirmó con el paciente…?; al aceptar, la cita pasa a Agendada y el paciente recibe el correo de confirmación.
6. Rechazar: confirma el aviso; la cita pasa a Cancelada, el cupo vuelve a quedar libre y el paciente recibe un correo.
7. Si el paciente ya existía como contacto (misma cédula o correo), la cita se vincula a ese contacto sin modificar sus datos (nombre, correo, teléfono quedan como estaban); el teléfono y correo de la solicitud se guardan solo en la cita. Si no existía, se crea un contacto nuevo con el correo y el teléfono de la solicitud. Para actualizar el directorio, edita el contacto a mano después de reconfirmar.
8. En el detalle de la cita (clic en la agenda) verás también Contacto de la solicitud web.

4. Crear y gestionar citas desde el panel

1. En Agenda (/agenda) pulsa Nueva cita y elige profesional, día y un cupo libre.
2. Paciente:
   • Adulto que viene por sí mismo: busca al Paciente en contactos (o créalo desde el buscador).
   • Menor de edad o persona con responsable: marca El paciente es menor de edad o necesita un responsable, escribe el nombre del paciente y busca al Responsable (padre, madre o tutor). El responsable es el contacto que recibe los correos y a quien se cobra.
   • Veterinaria: escribe el nombre de la Mascota y busca al Tutor (dueño).
3. Si creas el contacto desde el buscador, el correo es obligatorio (ahí llegan la confirmación y los recordatorios); el celular es recomendado. Si eliges un contacto que no tiene correo, verás el aviso Este contacto no tiene correo: no recibirá la confirmación ni los recordatorios y un campo para agregarlo (se guarda en el contacto solo si no tenía correo).
4. Opcional: servicio, Motivo de consulta y notas administrativas.
5. Deja marcado Enviar confirmación por correo al paciente para enviar «Cita agendada» (se desactiva si no hay correo). Guardar.
6. Haz clic en una cita del calendario para verla. Acciones según estado:
   • Agendada → Marcar atendida, Marcar no asistió o Cancelar cita (cancelar libera el cupo y envía «Cita cancelada» al paciente).
   • Atendida o No asistió → Volver a agendada si fue un error.
   • Cancelada → no se reabre; crea una cita nueva.
7. Filtra el calendario por profesional y navega por semanas (hora de Ecuador).
8. Si la historia clínica está activa y tienes acceso clínico (profesional vinculado o acceso otorgado), la cita muestra Abrir historia y Nueva evolución cuando ya tiene paciente, o Vincular paciente cuando no (Historia clínica — Pacientes). Recepción no ve estos botones.

4b. Correos al paciente

Todos los correos se envían al correo del contacto de la cita (paciente o responsable), con la fecha y hora en hora de Ecuador. Nunca incluyen el motivo de consulta ni datos clínicos.

Los correos de cita agendada, confirmada y recordatorio incluyen:

• el botón Agregar a mi calendario (Google Calendar) y el archivo adjunto cita.ics (iPhone, Outlook);
• la dirección con el enlace Cómo llegar;
• el teléfono y WhatsApp para cambios.

Los de cancelación o rechazo incluyen Agendar otra cita si la reserva web está activa. La dirección, el teléfono y el WhatsApp salen de Organización → Sitio web → Contacto.

Sobre los recordatorios:

• Si la cita se agenda cuando ya pasó la hora de un recordatorio (p. ej. se agenda hoy para dentro de 5 horas con recordatorio de 24 h), ese recordatorio no se envía: el correo de cita agendada ya lo cubre.
• Cada recordatorio se envía una sola vez por cita.

Por ahora los avisos son solo por correo; WhatsApp automático llegará en una fase posterior.

5. Cobrar una cita atendida

1. Abre la cita en estado Atendida y usa Cobrar → Nota de pedido o Cobrar → Factura.
2. Se abre un borrador (/sales-orders/new?fromAppointment=ID o /fiscal-documents/sent/new?fromAppointment=ID) con el contacto y el servicio de la cita (precio e IVA del catálogo).
3. Revisa y emite como siempre (07 — Emitir factura). La cita nunca emite al SRI por sí sola.

Resultado esperado

• La home muestra el carrusel de portada, los bloques de Portada, los servicios con foto, los profesionales activos, el horario configurado y el botón Agendar cita (o WhatsApp si la reserva web está apagada).
• /contacto y /nosotros aparecen en el encabezado y el pie de página con el estilo de la clínica.
• Las solicitudes web aparecen en Agenda → Solicitudes con el cupo apartado (o quedan agendadas al instante con confirmación automática); al confirmar o rechazar, el paciente recibe correo.
• Las citas creadas o canceladas en el panel envían «Cita agendada» / «Cita cancelada», y los recordatorios salen a las horas configuradas.
• Desde una cita atendida se abre un borrador de NP o factura con contacto y servicio.

Si algo falla

• La web no muestra “Agendar cita” → activa la reserva web en Agenda → Configuración y guarda.
• “No hay horarios libres” en la reserva → genera cupos para ese rango y revisa la anticipación mínima y los días hacia adelante.
• “Ese horario acaba de ocuparse” → otro paciente tomó el cupo; el paciente vuelve al paso de fecha y hora con la lista actualizada.
• No veo el menú Agenda → el plan no incluye vertical_surface o el usuario no tiene module.appointments.view.
• No puedo entrar a Configuración → falta module.appointments.edit.
• No aparece “Cobrar” → la cita no está en Atendida, o el usuario no tiene permiso para crear NP / facturas.
• Servicios vacíos → publica productos tipo Servicio o corre el seed de vitrina en el tenant demo.
• Las imágenes dicen «MUESTRA» → son del kit de muestra (carrusel, tarjetas, banner y fotos de servicios). Reemplázalas en Sitio web → Portada y en cada servicio de Productos antes de promocionar el sitio.
• La portada no muestra fotos, solo un fondo azul → no hay un bloque Carrusel activo con imágenes en Sitio web → Portada.
• El pie de página no muestra dirección o teléfono → complétalos en Sitio web → Contacto y verifica que la página esté publicada.
• WhatsApp abre sin número (o no aparece el botón secundario) → configura el número de WhatsApp en las redes sociales de la página Contacto (Organización → Sitio web).
• El paciente no recibió la confirmación o el recordatorio → revisa que el contacto tenga correo, que el interruptor correspondiente esté activo en Organización → Correo → Notificaciones y, para recordatorios, que estén activos en Agenda → Configuración y la cita siga Agendada. Pide al paciente revisar spam.
• El correo no muestra dirección, teléfono o WhatsApp → complétalos en Sitio web → Contacto.
• El paciente espera ver su historia clínica en la web → fuera de alcance; la web solo recibe solicitudes de cita. Si pide una copia, regístralo como solicitud LOPDP y entrégale el PDF (Historia clínica — Pacientes).

Relacionados

• 19 — Índice sitio web
• 02 — Checklist de onboarding
• 07 — Emitir factura
• 06 — Invitar empleados
• Historia clínica — Pacientes
• ADR agenda: docs/adr/medical-appointments.md

Última revisión: 2026-10-23

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